Bagian Bagian Surat Resmi

Komunikasi Manejerial Stie Jakarta International College

Bagian Bagian Surat Resmi Lengkap dengan Contohnya

Bagian-Bagian Surat Resmi – Didalam penulisan sebuah surat terdapat beberapa bagian yang ada dan perlu dipahami, supaya surat yang kita buat nantinya nggak asal buat sehingga membuat kesan surat yang kita buat tidak terlihat professional.

Menulis surat dengan baik sangatlah penting bagi kita untuk menghasilkan sebuah surat resmi yang professioanl dan sesuai dengan aturan-aturan yang ada yang telah di ditetapkan dalam penulisan sebuah surat.

Dalam penulisan surat resmi, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, salah satunya adalah tentang kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat surat yang akan di tuju, isi didalam surat serta nama pengirim surat dan tembusan.

Pengertian Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi – Didalam kamus KKBI surat memiliki arti “Kertas dan sebagainya yang bertulis (meliputi berbagai isi yang ada didalamnya”, atau Secarik kertas dan sebagai tanda atau keterangan, atau Sesuatu yang ditulis.

Sedangkan pengertian surat dalam definisinya memiliki arti yakni sebuah kertas yang memuat segala informasi atau sebuah berita dari pengirim surat yang ditujukan kepada pembaca yang dituju dalam surat tersebut.

Biasanya surat dipakai guna mengirimkan sebuah informasi atau pesan dengan bertujuan menginformasikan sebuah berita dari pengirim surat terhadap pembaca surat yang dituju. Surat juga berfungsi sebagai penyampai sebuah pesan dengan tujuan tertentu dari pengirim surat tersebut terhadap orang yang dituju.

Terdapat banyak sekali jenis-jenis surat yang ada, baik itu surat pribadi, surat untuk lembaga dinas, dan jenis surat lainnya yang memiliki fungsi tersendiri.

Surat merupakan sebuah media komunikasi formal yang biasanya masih di manfaatkan oleh lembaga atau instansi sebuah perusahaan. Selain surat resmi ada pula surat yang berbentuk surat elektronik, biasanya surat elektronik ini disebut dengan email.

Bagian-Bagian Surat Resmi

Didalam penulisan sebuah surat resmi terdapat beberapa hal atau aturan-aturan didalam penulisan surat tersebut yang harus di penuhi, termasuk bagian-bagian surat yang harus ada.

Bagian-bagian surat tersebut biasanya meliputi Kop ataupun Nomor surat. Nah kamu sudah tau belum bagian-bagian yang ada di dalam surat resmi? Jika belum, berikut ini adalah beberapa bagian dalam surat resmi lengkap dengan contohnya!.

Kop Surat (Kepala Surat)

Dalam penulisan surat resmi ataupun surat pribadi biasanya hal yang paling perlu di perhatikan adalah kop surat atau kepala surat.

Didalam kop surat ini terdapat sebuah informasi tentang nama, logo dari pengirim maupun sebuah identitas dan juga alamat dari lembaga atau orang yang mengirimkan surat tersebut.

Peran kop surat ini sangat penting, yakni sebagai media untuk melakukan promosi dan pengenalan dari lembaga, perusahaan atau instansi dari pengirim surat tersebut agar mudah di kenali.

Bagian-bagian kepala surat :

Nama Lembaga
Logo
Alamat Lembaga, Instansi, Perusahaan Pengirim
Nomor telephone dari lembaga pengirim
Kode pos
Alamat email dan juga nama website, jika memiliki website atau blog

Tempat dan Tanggal Surat

Setelah kop surat, bagian berikutnya ialah penempatan tempat dan tanggal surat. Tujuan dari memberikan keterangan mengenai tempat dan tanggal surat ialah untuk menginformasikan tentang kapan dan dari manakah asal surat tersebut di dikirimkan.

Biasanya tempat surat ini jarang sekali dicantumkan lagi apabila telah ditulis di alamat sebuah instansi yang ada, karena biasanya sudah ada pada bagian kop surat. Meskipun begitu terkadang masih dicantumkan lagi, sedangkan tanggal surat ditulis dengan waktu surat di kirim.

Dalam penulisan tempat dan juga tanggal surat biasanya dimulai dari Kabupaten atau Kota kemudian di ikuti dengan tanggal, bulan dan tahun dibelakangnya.

Contoh penulisan tempat dan tanggal surat adalah sebagai berikut:

Malang, 25 Maret 2019 Jember, 25 April 2019 Surabaya, 21 Januari 2019 Kediri, 12 April 2017
Pasuruan, 18 Januari 2018

Nomor Surat

Didalam membuat surat resmi, selain perlu memperhatikan penulisan Kop, Tanggal dan Tahun surat juga perlu mencantumkan Nomor Surat. Biasanya penulisan nomor surat ini dipakai ketika menuliskan surat resmi sebuah lembaga atau instansi ataupun sekolah.

Pemakaian nomor surat pada umumnya mencakup nomor urut dari penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan beserta tahun dari penulisan surat tersebut.

Nomor surat ini memiliki fungsi sebagai langkah dalam mempermudah pengaturan dan juga penyimanan surat juga untuk mengetahui jumlah surat yang telah dibuat dan diterbitkan terhadap sebuah lembaga atau instansi.

Cara menempatkan nomor surat ini biasanya juga menyesuaikan dari bentuk atau format surat itu sendiri. Nomor surat ini biasanya diletakkan pada bagian kiri atas sebuah surat.

065/BNS/02/2019 128/PMI/X/2019

Lampiran Surat

Dalam beberapa surat biasanya juga terdapat lampiran yang disertakan. Lampiran surat adalah salah satu bagian yang menjelaskan dan memberikan sebuah informasi bahwa terdapat beberapa berkas dan dokumen lain yang ada dan disertakan dalam surat yang dikirim tersebut.

Biasanya jika tidak ada berkas atau dokumen yang dilampirkan, pada bagian lampiran biasanya akan di hilangkan.

Dalam menuliskan sebuah lampiran yang disertakan dalam surat bisa ditulus dengan jumlah lembar dalam bentuk huruf. Namun apabila jumlah berkas atau lampiran terdiri lebih dari 10 lembar, maka tulislah jumlah lembarnya menggunakan angka untuk lebih mudahnya.

Dan jika tidak ada lampiran yang ingin dituliskan maka cukup dengan memberikan tanda minus pada bagian lampiran.

Perihal dalam Surat

Bagian bagian surat resmi berikutnya ialah pada bagian Hal atau Perihal. Bagian perihal ini memiliki fungsi sebagai pemberi petunjuk dari pengirim terhadap pembaca mengenai isi dari kepentingan yang ingin disampaikan terhadap penerima surat.

Biasanya perihal yang ingin disampaikan sama dengan judul yang ada didalam surat yang dibuat. Dalam penulisannya sendiri perihal biasanya tidak ditulis menggunakan huruf kapital, biasanya hanya pada huruf utamanya saja yang menggunakan huruf kapital.

Pada akhir penulisan perihal juga biasanya nggak harus diberi tanda titik.

Alamat Tujuan dalam Surat

Bagian bagian surat selanjutnya adalah alamat tujuan, alamat tujuan merupakan salah satu bagian bagian dari surat resmi yang berfungsi untuk menuliskan alamat dari alamat yang dituju dalam surat tersebut.

Terdapat dua jenis penulisan alamat dalam surat resmi, yang pertama adalah ditulis dibagian sampul surat dan satunya lagi di tulis dalam bagian dalam kertas surat.

Perbedaan dari alamat yang ditulis di sampul dengan didalam kertas surat adalah, jika alamat yang ditulis dalam sampul surat, maka alamat yang dituju harus detail dan selengkap mungkin. Sedangkan alamat yang ditulis didalam suratnya sendiri nggak harus lengkap namun tetap jelas.

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan penulisan alamat tujuan dari surat resmi :

Gunakan kata Yth, yang bermaksud untuk memberikan rasa hormat atau menghormati pihak yang dikirimi surat tersebut, baik itu atasan, pimpinan, teman atau guru.
Gunakan kata Bapak, Ibu atau menggunakan kata Sdr, kemudian di ikuti nama orang yang dituju dibelakangnya.
Pada akhir baris nggak perlu harus memberikan tanda titik, terkecuali untuk singkatan.
Disarankan pula untuk menyertakan kode pos, sehingga lebih memudahkan pengiriman surat, karena alamat surat ditulis dengan lengkap.

Berikut ini adalah contoh penulisan alamat tujuan dalam surat resmi:

Yth. Direktur PT Ichsani Jaya Jalan Airlangga No. 19
Surabaya
—————————————————
Yth. Bapak Rohman Kepala Sekolah MA Al Ichsan Malang Jalan Malang No. 34
Kabupaten Malang
—————————————————
PT Ichsan Publishing Jalan Danau Jonge No. 42 E Malang 68154
Jawa Timur

Salam Pembuka Surat Resmi

Salam pembuka merupakan bagian berikutnya yang ada didalam sebuah surat resmi. Salam pembuka mempunyai fungsi sebagai pembuka sebuah pembicaraan atau topik dalam sebuah surat resmi sesuai dengan bahasa yang baik dan santun.

Pada salam pembuka biasanya berisi sebuah sapaan halus, biasanya salam pembuka di tulis dengan huruf kapital pada awal hurufnya dan kemudian diakhiri dengan tanda koma diakhir salam.

Berikut ini adalah contoh salam pembuka dalam surat resmi:

Dengan Hormat, Assalamu’alaikum wr. wb,
Selamat Pagi,

Isi Surat Resmi

Isi dari surat ialah bagian terpenting dari sebuah surat. Ya kalau kamu buat surat nggak ada isinya ya percuma kan hehe.

Didalam isi surat memuat segala hal yang ingin disampaikan terhadap pengirim kepada orang atay lembaga yang ingin dituju. Dalam isi surat biasanya terdapat 3 bagian. Tiga bagian tersebut adalah, pembuka, bagian inti dan penutup.

Bagian Pembuka

Pada bagian pembuka surat biasanya berisi pengantar yang bertujuan untuk menjelaskan isi dari surat yang ingin disampaikan terhadap penerima surat resmi tersebut.

Pada bagian pembuka juga sudah dituliskan mengenai pokok masalah yang ingin disampaikan pada bagian inti.

Bagian Inti

Bagian inti surat tentunya berisi tentang tujuan atau maksud utama dari pengirim dalam mengirimkan surat tersebut, bisa berupa pemberitahuan. Pada bagian inti ini maksud dan tujuan penulisan surat harus di isi dengan jelas, singkat dan padat dan mudah dimengerti. Agar maksud dan tujuan dari surat tersebut mudah tersampaikan terhadap penerima.

Bagian Penutup

Pada bagian penutup surat biasanya berisi sebuah penegasa atau sebuah kesimpulan dari isi surat secara menyeluruh.

Pada bagian penutup dalam inti surat ini biasanya juga berisi sebuah harapan dari pengirim terhadap penerima surat resmi tersebut. Selai itu biasanya pada bagian penutup inti sebuah surat ini juga berisi ucapan terima kasih

Salam Penutup Surat Resmi

Bagian salam penutup biasanya terletak pada bagian akhir dari surat resmi. Salam penutup ini berfungsi sebagai ucapan salam akhir dari isi bagian surat keseluruhan.

Bagian ini juga menunjukkan kesantunan dari pengirim surat terhadap penerima, walaupun bagian ini nggak harus ada.

Penulisannya sendiri harus diawala dengan huruf kapital kemudian diakhiri dengan tanda koma, misalnya seperti berikut ini :

Hormat kami, Wassalamu’alaikum wr. wb,
Terima Kasih

Nama Pengirim dan Tanda Tangan dalam Surat Resmi

Kemudian selanjutnya bagian bagian resmi dari surat resmi adalah Nama Pengirim dan Tanda Tangan.

Pada bagian akhir surat atau bagian bawah surat resmi harus ada nama pengirim dan tanda tangan dari pengirim. Nama yang dicantumkan dalam surat resmi harus menggunakan nama lengkap atau bisa dengan menggunakan nama terang dari pengirim.

Selain nama juga harus ada tanda tangan dari pihak pengirim surat resmi tersebut.

Tembusan

Pada surat resmi biasanya juga terdapat bagian tembusan. Bagian tembusan ini maksudnya ialah bahwasanya orang lain juga berhak mendapatkan info terhadap isi dalam surat tersebut. Namun biasanya bagian ini jarang sekali ada.

Penutupan

Nah itulah beberapa contoh penulisan bagian bagian surat resmi yang bisa kamu jadikan sebuah referensi dalam menulis sebuah surat resmi. Semoga bisa bermanfaat dan bisa digunakan dan dimanfaatkan dengan baik

Terima Kasih